CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA

MENSAJE INICIAL

Actuar de manera ética y transparente no es solo cuestión de imagen o intento de evitar problemas legales. Entendemos que es una forma de ser para todos los que componen nuestra Organización, asegurando nuestro orgullo de formar parte de ella.

Integridad, honestidad y respeto al tratar con colegas de trabajo, directivos, clientes, socios y proveedores son obligaciones nuestras y compromisos que contribuyen a la construcción de relaciones más saludables y prósperas.

PROPÓSITO DE EFFICAZX

El presente documento reúne los principios y valores adoptados por EFFICAZX y tiene como objetivo servir como reglamento interno, con el propósito de promover una postura uniforme entre todos los involucrados en la empresa, llevando a cabo sus actividades dentro de los rigurosos estándares técnicos, morales y éticos reconocidos por la sociedad nacional e internacional.

ALCANCE DEL CÓDIGO DE ÉTICA

El código de conducta vincula a todos los colaboradores de EFFICAZX que forman parte de su equipo, incluyendo directivos, socios, colaboradores, socios, clientes, terceros y proveedores de la empresa.

COMPROMISO CON UNA BUENA CONDUCTA

Consideramos la buena conducta de todos los que integran la empresa EFFICAZX como un estándar fundamental, ya que representa nuestro compromiso con la ética de manera integral. De esta manera, se alienta a todos los colaboradores directos e indirectos, así como a los socios, a adoptar normas y principios éticos.

Dado que la promoción de la ética impregna todas las conductas de la empresa, están rigurosamente prohibidas las acciones contrarias. Así, una buena conducta alineada con EFFICAZX está relacionada con:

• No utilizar la posición de colaborador directo y/o indirecto de EFFICAZX para obtener cualquier tipo de ventaja personal;
• Cumplir todas las normas y reglas de EFFICAZX;
• Informar cualquier tipo de violación o incumplimiento de las normas, prácticas y posturas exigidas en este Código;
• Garantizar la confidencialidad y privacidad de los datos de EFFICAZX relacionados con clientes, negocios y colaboradores directos y/o indirectos;
• Velar por la seguridad de la información privilegiada, accesible debido al cargo o responsabilidades, ya que son datos confiables y relevantes que no deben divulgarse al público y deben tratarse con rigor y secreto adecuados;
• Actuar con respeto hacia los productos intelectuales de EFFICAZX;
• Preservar la buena imagen y reputación de EFFICAZX;
• Actuar con respeto, cortesía y amabilidad hacia todos los miembros del equipo, socios y otros profesionales, independientemente del cargo que ocupen;
• Rechazar de inmediato cualquier tipo de acoso sexual, moral o discriminación negativa, así como cualquier otra forma de violencia física o verbal, intimidación, coerción, amenaza o humillación, e informar de inmediato al Cumplimiento para una investigación inmediata de la conducta;
• Asegurar total transparencia en las acciones realizadas;
• Rechazar cualquier acción dirigida a obtener ganancias personales propias o en beneficio de familiares o amigos cercanos;
• Rechazar la recepción de dinero, valores, propiedades o servicios, directa o indirectamente, de proveedores o terceros;
• Evitar situaciones de conflicto de intereses, informando al Cumplimiento cualquier situación que pueda interpretarse como tal, para que las decisiones se tomen en función de orientaciones éticas;
• Respetar la competencia leal, de modo que cualquier contacto con competidores directos se realice de manera cautelosa, basado en una estrategia previamente alineada en la Empresa, fundamentada en la ética y el cumplimiento de las leyes de competencia, para evitar prácticas ilegales, fraudes y abusos de poder;
• Considerar y respetar las expectativas de todos los clientes, teniendo en cuenta sus especificidades en la toma de decisiones;
• Realizar análisis de riesgo previos a la contratación de socios comerciales, evaluando el potencial proveedor en relación con la salud, seguridad, medio ambiente, reputación, integridad, calificaciones, conducta y capacidad para satisfacer las necesidades de EFFICAZX, de acuerdo con su política;
• Velar por la seguridad de la información, utilizando adecuadamente los sistemas de TI para minimizar riesgos, como ataques de virus, intrusiones y violaciones de seguridad de la información.

COMPROMISO CON LAS PERSONAS: AMBIENTE DE TRABAJO

No permitimos ningún tipo de trato personal irrespetuoso y antiético entre las personas, reprimiendo cualquier conducta o manifestación que denote discriminación de cualquier naturaleza.

Nuestro compromiso es crear un ambiente de apoyo positivo para todas las formas de discriminación positiva, con miras a la igualdad, incluyendo:

• de género, para alinearnos con las necesidades específicas de las mujeres y sus diversos roles en la sociedad;
• de raza, para acoger y dar visibilidad a las personas que se autodefinen como negras o pardas;
• de personas LGBTQIA+, para garantizar un espacio diverso en términos de orientación sexual;
• de personas mayores o jóvenes, para fomentar experiencias intergeneracionales con respeto a sus cualidades individuales y experiencias profesionales;
• de personas con discapacidad, para garantizar su inclusión en el trabajo.

También

entendemos que, además de la necesidad de una política interna, esto debe reflejarse en las prácticas de relación con nuestros clientes, promoviendo la participación y la preocupación por conductas y políticas no discriminatorias.

COMPROMISO CON NUESTROS CLIENTES

• Desarrollamos servicios que brindan beneficios reales.
• Cumplimos nuestras promesas, manteniendo los servicios dentro de sus especificaciones.
• Proporcionamos servicios con una buena relación costo/beneficio, adaptados a cada situación.
• Proporcionamos información sobre las prácticas correctas y seguras para el uso de los servicios.
• Proporcionamos una retroalimentación constante y dentro de nuestras limitaciones a los clientes, informando sobre cada acción que involucre su nombre a lo largo de la cadena de servicios.
• Registramos y resolvemos quejas sobre los servicios, tomando las medidas necesarias para mejorar la eficiencia y eficacia del servicio.

COMPROMISO CON LOS PROVEEDORES

Para nosotros, la integridad es un criterio de elegibilidad y mantenimiento de contratos. Honramos los contratos, condiciones, valores y plazos acordados. Priorizamos a los proveedores con altos estándares éticos. Preferimos proveedores que cumplan con nuestros requisitos de calidad y costos. Valoramos a los proveedores comprometidos con el resultado final y con la ética en la conducta anticorrupción.

COMPROMISO EN CONTRATOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Cualquier acto de nuestros representantes con respecto a personas jurídicas de derecho público, nacionales o extranjeras, se basa en la ética y la transparencia, con miras al cumplimiento de la legislación brasileña e internacional de cumplimiento.

No prometemos, ofrecemos ni otorgamos, directa o indirectamente, ninguna ventaja indebida, ya sea monetaria o no, a un agente público o tercera persona interpuesta, con el objetivo de mejorar su posición como competidor o ejecutor de contrato público. Está prohibido que nuestros colaboradores y representantes se comprometan con cualquier tipo de práctica ilícita, así como realizar pagos no previstos en la legislación o el contrato.

En las licitaciones públicas, mantenemos los mismos valores y condiciones presentados a clientes privados, con el fin de garantizar la integridad y la experiencia contenida en nuestros servicios y productos.

Mantenemos un registro de todos los contactos y reuniones con agentes públicos. Al interactuar con los organismos públicos, priorizamos actos escritos, presentaciones formales o reuniones con la presencia de más de un colaborador/representante de EFFICAZX.

COMPROMISO CON SOCIOS

Al establecer asociaciones, garantizamos que los socios sean empresas y grupos igualmente comprometidos con los propósitos éticos y competitivos.

Nuestra participación está condicionada a la aceptación por parte de los socios de las normas del presente Código de Conducta, a través de un acuerdo de compromiso y responsabilidad, que puede dispensarse si el socio tiene un programa de integridad propio compatible con el presente Código de Conducta.

Los documentos que establecen asociaciones incluirán un anexo específico que regulará la relación, la división de tareas, las responsabilidades y la rendición de cuentas específicas e individualizadas.

Si el socio viola las normas de conducta del presente Código o sus propias normas, nos comprometemos a notificar de inmediato la situación a la persona encargada de controlar y supervisar el cumplimiento de los actos en la asociación. En caso de incumplimiento de las normas y prácticas ilegales, nos reservamos el derecho de rescindir la asociación y, si es necesario, notificar a las autoridades de control y supervisión.

COMPROMISO CON EL DESARROLLO SOCIOAMBIENTAL Y LA SOSTENIBILIDAD

Actuamos de manera sostenible para preservar los recursos socioambientales y garantizar su disponibilidad para las generaciones futuras, promoviendo el ahorro de recursos y el uso consciente y socialmente responsable.

Desarrollamos soluciones tecnológicas que minimizan el uso de papel y la movilidad, reduciendo así el impacto ambiental.

Actuación en relación con entidades públicas fiscalizadoras

Nos comprometemos a colaborar y proporcionar toda la información y solicitudes relacionadas con el cumplimiento fiscal, contable y societario de manera oportuna.

Tratamos a todos con urbanidad y respeto, proporcionando todos los elementos relevantes a los fiscales y agentes públicos cuando sea solicitado, dentro de los límites establecidos por la ley.

NUESTRAS POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE CUMPLIMIENTO

• CONFLICTO DE INTERESES:

Entendemos el conflicto de intereses como la situación en la que nuestros intereses como profesionales activos en EFFICAZX interfieren o parecen interferir en nuestra capacidad para tomar decisiones en beneficio de la empresa.

Algunos ejemplos de conflictos de interés, pero no limitados a:

• Contratar a un proveedor de la empresa para fines personales y esta relación personal evitar una toma de decisiones justa, como profesional de la empresa;
• Tener otro empleo que afecte el desempeño en la empresa;
• Participar en actividades externas que involucren información o conocimientos de la organización;
• Tener amigos o familiares que sean colaboradores o clientes de la competencia o proveedores de EFFICAZX. Si se encuentra en esta situación, tenga cuidado de que su amistad o parentesco no afecte o dé la apariencia de afectar su capacidad para actuar en interés de la empresa.

RELACIÓN CON PERSONAS EXPUESTAS POLÍTICAMENTE

Tomamos medidas preventivas para documentar contratos, entregas y pagos de servicios cuando nos relacionamos con «Personas Expuestas Políticamente», sus familiares e intermediarios que hayan desempeñado funciones públicas de gestión en los últimos 5 (cinco) años, a través de

una declaración específica.

Nuestra política se basa en la autodeclaración. No realizamos búsquedas activas previas en bases de datos públicas o sistemas privados de datos. En caso de una declaración positiva por parte de alguien políticamente expuesto, y con el consentimiento previo del declarante, verificamos exclusivamente en una lista oficial de datos públicos.

Cualquier duda de los colaboradores sobre situaciones de conflicto de interés o sobre la inclusión o no como persona políticamente expuesta puede ser dirigida al asistente externo de cumplimiento para aclaraciones adicionales.

La política de seguridad de la información, confidencialidad y deber de comunicación

Mantenemos una política de gobernanza en cumplimiento con la legislación y las mejores prácticas en relación con datos e información personal de socios, clientes, proveedores, intermediarios y socios.

En nuestros servicios y actividades, respetamos la privacidad y protegemos los datos de cualquier información o datos personales de los clientes, de acuerdo con la legislación vigente. El uso autorizado y legítimo de datos personales de los clientes se realiza de manera cuidadosa, minimizando el riesgo de exposición de datos personales.

Somos diligentes y cuidadosos en el acceso a datos y comunicaciones a través de medios informáticos, especialmente en el uso de correo electrónico y en el acceso a sistemas informáticos, para evitar la pérdida de datos, el fraude u otro tipo de delito informático.

Transparencia en los registros contables y estados financieros

Registramos nuestros datos contables y estados financieros de manera transparente, precisa y clara, respetando las normas fiscales y contables específicas. Nuestros procesos internos controlan todas las transacciones financieras, monitoreando el flujo de transacciones y el mantenimiento de documentación relevante.

Instruimos a todas las partes involucradas a prevenir cualquier colaboración con el terrorismo u otros delitos, especialmente la prevención del lavado de dinero.

CANALES DE COMUNICACIÓN Y PROTECCIÓN CONTRA REPRESALIAS

Las personas que deseen comunicar cualquier acto o situación que consideren inapropiado y en desacuerdo con el presente Código pueden hacerlo a través del correo electrónico: contacto@efficazx.com.br.

Garantizamos la confidencialidad de la identidad de todos los notificadores, quienes serán remitidos a nuestro Comité de Cumplimiento.

EL INFORME DE NO CONFORMIDAD SEGUIRÁ EL SIGUIENTE PROCESO

1. Evaluación de su admisibilidad, manteniendo la confidencialidad de los datos contenidos en la notificación;
2. Si la notificación es aceptada, investigación de la situación de posible no conformidad con respecto a las garantías de la persona notificada;
3. Presentación de los resultados de la investigación a la Dirección, cuando sea necesario, para decidir sobre la solución adecuada y las sanciones aplicables;
4. Revisión de políticas para mejorar o minimizar el riesgo de recurrencias y fortalecer la formación del equipo y otras personas involucradas en la empresa.

NUESTRA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN SE CENTRA EN

• asegurar la no represalia;
• mantener la relación con la persona que comunica;
• crear conciencia sobre los efectos negativos de la denuncia y las implicaciones legales de situaciones como la denuncia falsa, la abogacía administrativa y otras relevantes;
• respetar a la persona notificada, garantizando el contradictorio y sus derechos de defensa en las fases de investigación de las comunicaciones;
• y buscar el diálogo y la mediación de conflictos.

Este Código de Conducta fue aprobado el 31/07/2023.