Código de Conduta e Ética

MENSAGEM INICIAL

Agir de forma ética e transparente não é apenas uma questão de imagem ou tentativa de evitar problemas legais. Compreendemos que é uma maneira de ser para todos os que compõem a nossa Organização, assegurando o nosso orgulho de fazer parte dela!

Integridade, honestidade e respeito ao lidar com colegas de trabalho, dirigentes, clientes, parceiros e fornecedores são obrigações nossas e compromissos que contribuem para a construção de relações mais saudáveis e prósperas.

 

PROPÓSITO DA EFFICAZX

O presente documento reúne os princípios e valores adotados pela EFFICAZX e tem como objetivo servir como regulamento interno, com o propósito de promover uma postura uniforme entre todos os envolvidos na empresa, conduzindo as suas atividades dentro dos rigorosos padrões técnicos, morais e éticos reconhecidos pela sociedade nacional e internacional.

 

ABRANGÊNCIA DO CÓDIGO DE ÉTICA

O código de conduta vincula todos os colaboradores da EFFICAZX que fazem parte da sua equipa, incluindo dirigentes, sócios, colaboradores, parceiros, clientes, terceiros e fornecedores da empresa.

 

COMPROMISSO COM UMA BOA CONDUTA

Consideramos a boa conduta de todos os que integram a empresa EFFICAZX como um padrão fundamental, pois representa o nosso compromisso com a ética de forma integral. Dessa forma, todos os colaboradores diretos e indiretos, bem como os parceiros, são incentivados a adotar normas e princípios eticamente orientados.

Uma vez que a promoção da ética permeia todas as condutas da empresa, são rigorosamente proibidas ações contrárias. Assim, uma boa conduta alinhada com a EFFICAZX está relacionada a:

• Não utilizar a posição de colaborador direto e/ou indireto da EFFICAZX para obter qualquer tipo de vantagem pessoal;
• Cumprir todas as normas e regras da EFFICAZX;
• Reportar qualquer tipo de violação ou descumprimento das normas, práticas e posturas exigidas neste Código;
• Garantir a confidencialidade e privacidade dos dados da EFFICAZX relacionados a clientes, negócios e colaboradores diretos e/ou indiretos;
• Zelar pela segurança das informações privilegiadas, acessíveis devido ao cargo ou responsabilidades, pois são dados confiáveis e relevantes que não devem ser divulgados ao público e devem ser tratados com rigor e sigilo apropriados;
• Agir com respeito em relação aos produtos intelectuais da EFFICAZX;
• Preservar a boa imagem e reputação da EFFICAZX;
• Agir com respeito, cortesia e cordialidade com todos os membros da equipa, parceiros e outros profissionais, independentemente da posição que ocupam;
  Rejeitar imediatamente qualquer tipo de assédio sexual, moral ou discriminação negativa, assim como qualquer outra forma de violência física ou verbal, intimidação, coerção, ameaça ou humilhação, e informar imediatamente o Compliance para investigação imediata da conduta;
• Assegurar total transparência nas ações realizadas;
• Rejeitar qualquer ação visando o ganho pessoal próprio ou em benefício de familiares ou amigos próximos;
• Recusar o recebimento de dinheiro, valores, propriedades ou serviços, direta ou indiretamente, de fornecedores ou terceiros;
• Evitar situações de conflito de interesses, reportando ao Compliance qualquer situação que possa ser interpretada como tal, para que as decisões sejam tomadas com base em orientações éticas;
• Respeitar a concorrência leal, de modo que qualquer contato com concorrentes diretos deve ser feito de forma cautelosa, baseado em uma estratégia previamente alinhada na Empresa, fundamentada na ética e no cumprimento das leis de concorrência, para evitar práticas ilegais, fraudes e abusos de poder;
• Considerar e respeitar as expectativas de todos os clientes, levando em consideração suas especificidades na tomada de decisão;
• Realizar análises de risco prévias ao contratar parceiros comerciais, avaliando o potencial fornecedor em relação à saúde, segurança, meio ambiente, reputação, integridade, qualificações, conduta e capacidade de atender às necessidades da EFFICAZX, de acordo com a sua política;
• Zelar pela segurança da informação, utilizando adequadamente os sistemas de TI para minimizar riscos, como ataques de vírus, invasões e violações de segurança da informação.

 

COMPROMISSO COM AS PESSOAS: AMBIENTE DE TRABALHO

Não permitimos nenhum tipo de tratamento pessoal desrespeitoso e antiético entre as pessoas, reprimindo qualquer conduta ou manifestação que denote discriminação de qualquer natureza.

É nosso compromisso criar um ambiente de apoio positivo para todas as formas de discriminação positiva, visando à igualdade, incluindo:

• de género, para nos alinharmos às necessidades específicas das mulheres e aos seus diversos papéis na sociedade portuguesa;
• de raça, para acolhermos e darmos visibilidade às pessoas que se autodefinem como negras ou pardas;
• de pessoas LGBTQIA+, para garantir um espaço diversificado em termos de orientação sexual;
• de pessoas idosas ou jovens, para incentivar experiências intergeracionais com respeito às suas qualidades individuais e experiências profissionais;
• de pessoas com deficiência, para garantir a sua inclusão no trabalho.

Entendemos também que, além da necessidade de uma política interna, isso deve se refletir nas práticas de relacionamento com os nossos clientes, promovendo o envolvimento e a preocupação com condutas e políticas não discriminatórias.

 

COMPROMISSO COM OS NOSSOS CLIENTES

• Desenvolvemos serviços que proporcionam benefícios reais.
• Cumprimos as nossas promessas, mantendo os serviços dentro das suas especificações.
• Fornecemos serviços com uma boa relação custo/benefício, adaptados a cada situação.
• Fornecemos informações sobre as práticas corretas e seguras para a utilização dos serviços.
• Fornecemos um feedback constante e dentro das nossas limitações aos clientes, informando sobre cada ação que envolva o seu nome ao longo da cadeia de serviços.
• Registramos e resolvemos reclamações sobre os serviços, tomando as medidas necessárias para melhorar a eficiência e eficácia do serviço.

 

COMPROMISSO COM FORNECEDORES

Para nós, a integridade é um critério de elegibilidade e manutenção de contratos. Honramos contratos, condições, valores e prazos acordados. Damos prioridade a fornecedores com elevados padrões éticos. Preferimos fornecedores que atendam aos nossos requisitos de qualidade e custos. Valorizamos fornecedores comprometidos com o resultado final e com a ética na conduta anticorrupção.

 

COMPROMISSO EM CONTRATOS COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Qualquer ato dos nossos representantes em relação a pessoas jurídicas de direito público, nacionais ou estrangeiras, é baseado na ética e na transparência, visando a conformidade com a legislação brasileira e internacional de conformidade.

Não prometemos, oferecemos ou concedemos, direta ou indiretamente, qualquer vantagem indevida, seja ela pecuniária ou não, a um agente público ou terceira pessoa interposta, com o objetivo de melhorar a sua posição como competidor ou executor de contrato público. É proibido aos nossos colaboradores e representantes comprometerem-se com qualquer tipo de prática ilícita, bem como efetuar pagamentos não previstos na legislação ou no contrato.

Nas concorrências públicas, mantemos os mesmos valores e condições apresentadas a clientes privados, a fim de garantir a integridade e a experiência contida nos nossos serviços e produtos.

Mantemos um registo de todos os contactos e reuniões com agentes públicos. Ao interagir com os órgãos públicos, priorizamos atos escritos, submissões formais ou reuniões com a presença de mais de um colaborador/representante EFFICAZX.

 

COMPROMISSO COM PARCEIROS

Ao formar parcerias, garantimos que os parceiros sejam empresas e grupos igualmente comprometidos com os propósitos éticos e competitivos.

A nossa participação está condicionada à aceitação pelos parceiros das normas do presente Código de Conduta, através de um acordo de compromisso e responsabilidade, que pode ser dispensado caso o parceiro tenha um programa de integridade próprio compatível com o presente Código de Conduta.

Os documentos que estabelecem parcerias incluirão um anexo específico que regulamentará o relacionamento, a divisão de tarefas, as responsabilidades e a prestação de contas específicas e individualizadas.

Se o parceiro violar as normas de conduta do presente Código ou as suas próprias normas, comprometemo-nos a notificar imediatamente a situação à pessoa encarregada de controlar e fiscalizar a conformidade dos atos na parceria. Em casos de incumprimento de normas e práticas ilegais, reservamos o direito de rescindir a parceria e, se necessário, notificar as autoridades de controlo e fiscalização.

 

COMPROMISSO COM O DESENVOLVIMENTO SOCIOAMBIENTAL E SUSTENTABILIDADE

Agimos de forma sustentável para preservar os recursos socioambientais e garantir a sua disponibilidade para as futuras gerações, promovendo a economia de recursos e a utilização consciente e socialmente responsável.

Desenvolvemos soluções tecnológicas que minimizam o uso de papel e a mobilidade, reduzindo assim o impacto ambiental.

Atuação em relação às entidades públicas fiscalizadoras

Comprometemo-nos a colaborar e fornecer todas as informações e solicitações relativas à conformidade fiscal, contabilística e societária de forma atempada.

Tratamos todos com urbanidade e respeito, disponibilizando todos os elementos relevantes aos fiscais e agentes públicos quando solicitado, dentro dos limites estabelecidos por lei.

 

NOSSAS POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE COMPLIANCE

• CONFLITO DE INTERESSE:

Entendemos o conflito de interesse como a situação em que os nossos interesses enquanto profissionais atuantes na EFFICAZX interferem ou aparentam interferir na nossa capacidade de tomar decisões em benefício da empresa.

Alguns exemplos de conflitos de interesse, mas não limitados a:

• Contratar um fornecedor da empresa para fins pessoais e esta relação pessoal impedir uma tomada de decisão justa, enquanto profissional da empresa;
• Ter um outro emprego que afete o desempenho na empresa;
• Participar em atividades externas que envolvam informações ou conhecimentos da organização;
• Ter amigos ou familiares que sejam colaboradores ou clientes da concorrência ou fornecedores da EFFICAZX. Se estiver perante esta situação, tenha cuidado para que a sua amizade ou parentesco não afete ou dê a aparência de afetar a sua capacidade de atuar no interesse da empresa.

 

Relacionamento com Pessoas Politicamente Expostas

Tomamos medidas preventivas para documentar contratos, entregas e pagamentos de serviços quando nos relacionamos com “Pessoas Politicamente Expostas”, os seus familiares e intermediários que desempenharam funções públicas de gestão nos últimos 5 (cinco) anos, através de uma declaração específica.

A nossa política é baseada na autodeclaração. Não realizamos uma busca ativa prévia em bases de dados públicas ou sistemas privados de dados. Em casos de declaração positiva por parte de alguém politicamente exposto, e com o consentimento prévio do declarante, verificamos exclusivamente numa lista oficial de dados públicos.

Quaisquer dúvidas dos colaboradores sobre situações de conflito de interesse ou sobre a inclusão ou não como pessoa politicamente exposta podem ser direcionadas ao assistente externo de conformidade para esclarecimentos adicionais.

A política de segurança da informação, confidencialidade e dever de comunicação

Mantemos uma política de governança em conformidade com a legislação e as melhores práticas em relação a dados e informações pessoais de sócios, clientes, fornecedores, intermediários e parceiros.

Nos nossos serviços e atividades, respeitamos a privacidade e protegemos os dados de qualquer informação ou dados pessoais dos clientes, de acordo com a legislação em vigor. O uso autorizado e legítimo de dados pessoais dos clientes é feito de forma criteriosa, minimizando o risco de exposição dos dados pessoais.

Somos diligentes e cuidadosos no acesso a dados e comunicações por meios informáticos, especialmente no uso de e-mail e no acesso a sistemas informáticos, para evitar perda de dados, fraude ou outro tipo de crime informático.

Transparência nos registros contabilísticos e balanços patrimoniais

Registamos os nossos dados contabilísticos e balanços patrimoniais de forma transparente, precisa e clara, respeitando as normas fiscais e contabilísticas específicas. Os nossos processos internos controlam todas as transações financeiras, monitorando o fluxo de transações e a manutenção de documentação relevante.

Instruímos todas as partes envolvidas a prevenir qualquer colaboração com o terrorismo ou outros crimes, especialmente a prevenção da lavagem de dinheiro.

 

CANAIS DE COMUNICAÇÃO E PROTEÇÃO CONTRA REPRESÁLIAS

As pessoas que desejem comunicar qualquer ato ou situação que considerem inadequado e em desacordo com o presente Código podem fazê-lo através do e-mail: contacto@efficazx.com.br.

Garantimos o sigilo da identidade de todos os notificadores, que serão encaminhados para o nosso Comité de Conformidade.

 

O RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE SEGUIRÁ O SEGUINTE PROCESSO

1. Avaliação da sua admissibilidade, mantendo a confidencialidade dos dados contidos na notificação;
2. Se a notificação for aceite, investigação da situação de possível não conformidade em relação às garantias da pessoa notificada;
3. Apresentação dos resultados da investigação à Direção, quando necessário, para decidir sobre a solução adequada e sanções aplicáveis;
4. Revisão de políticas para melhorar ou minimizar o risco de recorrências e reforçar a formação da equipa e outras pessoas envolvidas na empresa.

 

A NOSSA POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO FOCA-SE EM

• assegurar a não retaliação;
• manter o relacionamento com a pessoa que comunica;
• consciencializar sobre os efeitos negativos da denúncia e as implicações legais de situações como a denúncia caluniosa, a advocacia administrativa e outras relevantes;
• respeitar a pessoa notificada, garantindo o contraditório e os seus direitos de defesa nas fases de investigação das comunicações;
• e buscar o diálogo e a mediação de conflitos.

 

Este Código de Conduta foi aprovado em 31/07/2023.